إنتاجية

كيفية استخدام التنسيق الشرطي في Microsoft Outlook


عندما تريد اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني بسرعة في صندوق الوارد الخاص بك في Outlook ، يمكنك تطبيق تنسيق الخط تلقائيًا بناءً على الشروط. بعد ذلك ، عندما تصل الرسائل التي تستوفي هذه الشروط ، سيحصلون على هذا التنسيق دون الحاجة إلى تحريك إصبعك. يستغرق إعداد التنسيق الشرطي في Microsoft Outlook بضع دقائق فقط ويساعدك على رؤية رسائل بريد إلكتروني معينة في لمح البصر. يوضح هذا البرنامج التعليمي كيفية إنشاء قاعدة تنسيق شرطي ، وتحرير قواعد التنسيق ، وتعطيل أو حذف قاعدة لم تعد بحاجة إليها.

هل كنت تعلم: يمكنك إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في Outlook ، إما بشكل جماعي أو بناءً على القواعد المخصصة.

قم بإعداد التنسيق الشرطي في Outlook

حتى كتابة هذه السطور ، لا تتوفر ميزة التنسيق الشرطي إلا في إصدار Windows من Microsoft Outlook. للبدء ، افتح Outlook واتبع هذه الخطوات لإعداد القاعدة الخاصة بك.

  1. انتقل إلى علامة التبويب “عرض” وحدد “عرض الإعدادات” في قسم “العرض الحالي” من الشريط.
  1. انقر فوق “تنسيق شرطي” في المربع الذي يظهر.
  1. سترى مربعًا لاحقًا مفتوحًا ، حيث يمكنك مراجعة القواعد الافتراضية الحالية التي تم إعدادها بواسطة Outlook. يتضمن ذلك عرض الرسائل غير المقروءة باللون الأزرق ورسائل البريد الإلكتروني منتهية الصلاحية بخط يتوسطه خط.
قواعد التنسيق الشرطي الافتراضية في Outlook
  1. لإعداد القاعدة الخاصة بك ، انقر فوق “إضافة” في الجزء العلوي الأيمن.
إضافة زر للتنسيق الشرطي
  1. أدخل عنوانًا للقاعدة في مربع “الاسم”.
حقل الاسم للتنسيق الشرطي
  1. حدد زر “الخط” لاختيار التنسيق الذي تريد استخدامه.
زر الخط للتنسيق الشرطي
  1. يمكنك تحديد عائلة الخط والنمط والحجم واللون وإضافة خط أو تسطير. انقر فوق “موافق” عند الانتهاء.
مربع تحديد الخط في Outlook
  1. حدد زر “الشرط” لإعداد معايير القاعدة الخاصة بك.
زر الشرط للتنسيق الشرطي
  1. سترى ثلاث علامات تبويب مع الخيارات الأساسية إلى المتقدمة. دعنا نتصفح كل منها بمزيد من التفاصيل أدناه.
علامات التبويب لإعداد شروط التنسيق الشرطي

نصيحة: استخدم قوالب البريد الإلكتروني في Outlook لأتمتة عمليات سير العمل بشكل أكبر.

شروط قاعدة التنسيق

اعتمادًا على نوع القاعدة التي تريد إنشاءها ، هناك العديد من الخيارات. استخدم علامة التبويب المناسبة للبدء.

علامة تبويب الرسائل

انتقل إلى علامة التبويب “الرسائل” لإعداد معايير مشتركة ، مثل الكلمات الرئيسية في البريد الإلكتروني أو سطر الموضوع ، أو من جهة اتصال معينة ، أو الإشارة في سطر CC ، أو بناءً على إطار زمني.

علامة تبويب الرسائل لشرط ما

على سبيل المثال ، اخترنا رسائل البريد الإلكتروني من مجموعة مستحقة غدًا.

مثال على علامة تبويب الرسائل لشرط ما

علامة التبويب “المزيد من الخيارات”

انتقل إلى علامة التبويب “المزيد من الخيارات” لإضافة المزيد من المعايير ، مثل رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمن فئة ، أو مقروءة أو غير مقروءة ، أو تحتوي على مرفقات ، أو لها أولوية معينة ، أو ذات حجم معين.

علامة التبويب

على سبيل المثال ، اخترنا رسائل البريد الإلكتروني ذات الفئة الزرقاء ، وهي غير مقروءة ، وبها مرفقات.

مثال على علامة التبويب

علامة تبويب متقدمة

  1. انتقل إلى علامة التبويب “خيارات متقدمة” لإعداد شروط مخصصة لقاعدتك.
علامة تبويب متقدمة لشرط ما
  1. استخدم القائمة المنسدلة “الحقل” للاختيار من بين الحقول المستخدمة بشكل متكرر ، والعنوان ، والتاريخ ، إلى جانب البريد ، وجهات الاتصال ، وحقول المهام.
حقول علامة تبويب متقدمة لشرط ما
  1. اختر الحقل الذي تريد استخدامه بالضبط ، وحدد “شرطًا” في المربع المنسدل ، وأضف “قيمة” إلى اليسار. قد يتم عرض الخيارات الشرطية والقيمة وقد لا يتم عرضها أو قد تكون مختلفة ، بناءً على الحقل الذي تحدده.
متقدم علامة التبويب إدخالات الحقول في Outlook
  1. انقر فوق “إضافة إلى القائمة” لوضع الشرط في مربع المعايير في الأعلى.
علامة التبويب خيارات متقدمة زر إضافة إلى القائمة لشرط

على سبيل المثال ، اخترنا الحقل الأكثر استخدامًا لحالة العلامة حيث يكون الشرط مساويًا والقيمة هي علامة متابعة.

مثال على علامة تبويب متقدمة لشرط ما
  1. عند الانتهاء من إنشاء القاعدة الخاصة بك باستخدام أي من علامات التبويب أعلاه أو جميعها ، انقر فوق “موافق” لحفظها.
علامة تبويب متقدمة زر موافق لشرط ما

احفظ وطبِّق القاعدة

  1. ارجع إلى مربع “التنسيق الشرطي” الأولي وتأكد من أن القاعدة الخاصة بك بها علامة اختيار بجوارها في الأعلى. انقر فوق “موافق” لإنهاء وتطبيق القاعدة.
علامة اختيار لقاعدة التنسيق الشرطي في Outlook
  1. انقر فوق “موافق” في مربع “إعدادات العرض المتقدمة” لإكمال العملية.
زر موافق للتنسيق الشرطي في Outlook
  1. من الآن فصاعدًا ، أي بريد إلكتروني يصل ، أو ترسله بناءً على إعداد القاعدة ، سيحتوي على تنسيق الخط الذي حددته.

نصيحة: تعرف على كيفية تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام في Outlook.

قم بتحرير قاعدة تنسيق شرطي

يمكنك تحرير قاعدة أعددتها ويمكنك أيضًا تعديل قواعد Outlook الافتراضية. ومع ذلك ، لا يمكنك تحرير شرط لإحدى القواعد الافتراضية ، فقط تنسيق الخط.

  1. ارجع إلى “عرض -> إعدادات العرض” ، وحدد “تنسيق شرطي” ، واختر القاعدة في القائمة.
    • للحصول على قاعدة افتراضية ، حدد “الخط” لتغيير التنسيق وانقر فوق “موافق” لحفظه.
    • للحصول على قاعدة خاصة بك ، حدد “الخط” أو “الحالة” أو كليهما لإجراء تغييراتك. انقر فوق “موافق” للحفظ.
قم بتحرير الخط أو الشرط للتنسيق الشرطي في Outlook
  1. عند الانتهاء ، انقر فوق “موافق” في مربع “التنسيق الشرطي” ، ثم “موافق” مرة أخرى في مربع “إعدادات العرض المتقدمة”.

احذف قاعدة تنسيق شرطي

إذا أنشأت قاعدة لم تعد تريد استخدامها ، فيمكنك إما تعطيلها أو حذفها. بالنسبة للقواعد الافتراضية ، يمكنك تعطيلها ولكن لا يمكنك حذفها.

  1. ارجع إلى “عرض -> إعدادات العرض” ، وحدد “تنسيق شرطي” ، واختر القاعدة في القائمة.
    • لتعطيل قاعدة ، قم بإلغاء تحديد المربع المجاور لها في القائمة. يمكنك تحديد المربع مرة أخرى لاحقًا لإعادة تمكينه إذا كنت ترغب في ذلك.
    • لحذف قاعدة خاصة بك ، حددها وانقر على “حذف”. لن يُطلب منك تأكيد هذا الإجراء.
تعطيل أو حذف التنسيق الشرطي في Outlook
  1. عند استكمال تعديلاتك ، انقر فوق “موافق” لحفظها ، ثم “موافق” مرة أخرى في مربع “إعدادات العرض المتقدمة”.

أسئلة مكررة

كيف يمكنني تلوين رسائل البريد الإلكتروني في Outlook للويب أو على Mac؟

على الرغم من أن التنسيق الشرطي متاح فقط لبرنامج Outlook على Windows في الوقت الحالي ، إلا أنه يمكنك استخدام قواعد Outlook الأخرى لتمييز رسائل البريد الإلكتروني ، على الرغم من اختلافها ، على الويب أو على جهاز Mac.

يمكنك تطبيق فئة تلقائيًا ، والتي تضع مؤشر اللون على الرسالة الفعلية بدلاً من تنسيق الخط. تحقق من إرشاداتنا حول استخدام الفئات في Outlook وإعداد قواعد Outlook للحصول على تفاصيل حول كلتا الميزتين.

هل يمكنني تنسيق الخط لجهات الاتصال والمهام وأحداث التقويم؟

عند إعداد قاعدة التنسيق الشرطي كما هو موضح هنا ، استخدم علامة التبويب “خيارات متقدمة” لإعداد الشروط ، ثم اختر من “جميع حقول جهات الاتصال” أو “جميع حقول المواعيد” أو “جميع حقول المهام” لإعداد معايير مخصصة لجهات الاتصال أو المهام أو أحداث التقويم.

كيف يمكنني تغيير الخط لقائمة الرسائل في صندوق الوارد الخاص بي؟

انتقل إلى “عرض -> إعدادات العرض” ، وحدد “خط الصف” واختر عائلة الخط ونمطه وحجمه. انقر فوق “موافق” لرؤية تحديث من والموضوع لقائمة الرسائل الخاصة بك إلى الخط الجديد.

رصيد الصورة: Pixabay. جميع لقطات الشاشة بواسطة Sandy Writtenhouse.

ساندي وراتنهاوس
ساندي وراتنهاوس

مع بكالوريوس في تكنولوجيا المعلومات ، عملت ساندي لسنوات عديدة في صناعة تكنولوجيا المعلومات كمدير مشروع ، ومدير قسم ، ورئيس PMO. لقد أرادت مساعدة الآخرين على تعلم كيف يمكن للتكنولوجيا أن تثري الأعمال والحياة الشخصية وشاركت اقتراحاتها وطرق التنفيذ عبر آلاف المقالات.

اشترك في نشرتنا الإخبارية!

تم تسليم أحدث دروسنا مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى