[ad_1]
هل تواجه مشكلة في تحديد أولويات مهامك أو إنجاز المهام في الوقت المحدد؟ إذا كنت ترغب في أسلوب جديد لإدارة المهام ، فجرّب Eisenhower Matrix. باستخدامه ، يمكنك تحديد أولويات المهام بناءً على الإلحاح والأهمية ، مما يساعدك على تحديد المهام التي يجب معالجتها أولاً.
ما هي مصفوفة أيزنهاور؟
كما قد تكون خمنت ، فإن اسم أيزنهاور ماتريكس مشتق من 34ذ رئيس الولايات المتحدة ، دوايت دي أيزنهاور.
بصفته قائدًا سياسيًا وعسكريًا ، كان لديه العديد من المهام المهمة التي يجب أن ينجزها كل يوم. قاده ذلك إلى اختراع مبدأ أيزنهاور لإدارة عبء عمله. ساعدته هذه التقنية ، ونحن الآن ، في تحديد أولويات المهام بناءً على إلحاحها وأهميتها.
لدي نوعان من المشاكل: العاجلة والمهمة. ما هو عاجل ليس مهمًا ، والأهم ليس عاجلاً أبدًا.
– دوايت دي أيزنهاور
يشار إليها أحيانًا باسم مصفوفة الأهمية العاجلة أو مصفوفة الأولوية ، تنظم مصفوفة أيزنهاور المهام في بنية شبكة سهلة الإدارة.
يوجد عمودان وصفان في الشبكة. حيث يلتقي كل عمود وصف ، يكون لديك ربع ، مما يمنحك إجمالي أربعة. توضع المهام في الأرباع المتوافقة مع مستويات إلحاحها وأهميتها.
على الرغم من أنك قد ترى اختلافات في الصياغة ، إلا أن المفهوم يظل كما هو.
- عاجل وهام (الربع 1): المهام التي يجب القيام بها أولاً وبحلول نهاية اليوم.
- غير عاجل ومهم (الربع 2): مهام مهمة ولكنها ليست عاجلة ، بحيث يمكن إجراؤها لاحقًا.
- غير مهم وعاجل (الربع 3): مهام عاجلة ولكنها غير مهمة ويجب تفويضها للآخرين.
- غير مهم وغير عاجل (الربع 4): مهام ليست ملحة ولا مهمة ولا يجب القيام بها على الإطلاق.
كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور
باستخدام طريقة إدارة المهام هذه ، ستتوقف عن محاولة تحديد المهمة التي يجب معالجتها أولاً ، حيث تتولى المصفوفة ذلك نيابةً عنك. ضع مهامك في أرباعها واعمل عليها ببساطة.
عندما يحين الوقت لتحديد الربع الذي ستضيف مهامك إليه ، يجب أن تساعدك هذه التفاصيل في فرز العناصر في قائمتك.
- الربع 1 (افعل ، افعل الآن ، افعل اليوم): المهام التي يجب القيام بها أولاً أو الآن أو اليوم. فكر في عنصر له موعد نهائي اليوم ، أو مهمة سيكون لها تأثير ضار إذا لم تكتمل على الفور ، أو المهام من الربع 2 التي أصبحت عاجلة.
- الربع 2 (القيام لاحقًا ، والجدول الزمني ، والتخطيط): مهام ضرورية ولكنها ليست عاجلة ويمكن جدولتها. يتضمن هذا المهام التي تحتاج إلى التخطيط ، أو التي لها تبعية ، أو التي لا تقع (بعد) في الربع 1. من المحتمل أن تقع العديد من مهامك في هذا الربع.
- الربع 3 (تفويض ، تعيين): المهام الأقل أهمية ولكنها أكثر إلحاحًا والتي يجب تفويضها إلى شخص ما. تلك المهام التي لا تتطلب مهاراتك الخاصة ويمكن تخصيصها لشخص آخر. غالبًا ما يشار إلى هذا باسم المندوب رباعي.
- الربع 4 (لا تفعل ، احذف): مهام لن تقوم بها على الإطلاق ويمكنك حذفها. قد يشمل ذلك المهام التي قمت بنقلها من الأرباع الأخرى التي لم تعد مهمة أو عاجلة أو تلك التي تحددها غير ضرورية.
بينما يمكنك بسهولة استخدام تطبيق إدارة المهام الحالي والأدوات المضمنة فيه ، فقد ترغب في شيء محدد لهذه الطريقة. قد ترغب في التحقق من أدوات وقوالب أيزنهاور ماتريكس.
استخدم مصفوفة أيزنهاور عبر الإنترنت
يتم توفير أداة رائعة على شبكة الإنترنت يمكنك استخدامها بواسطة Eisenhower.me. إنه يوفر أرباعًا لـ “القيام أولاً” و “الجدول الزمني” و “التفويض” و “عدم القيام به” مع بعض الميزات الإضافية المفيدة. الأداة مجانية ، ويمكنك تسجيل الدخول باستخدام Google أو Facebook أو بريد إلكتروني وكلمة مرور.
- بمجرد إنشاء حسابك المجاني ، سترى Eisenhower Matrix جاهزًا لمهامك. أدخل مهمتك في قسم “إنشاء مهمة جديدة” من الربع.
- تعرض المصفوفة العدد الإجمالي للمهام لكل ربع في أعلى كل منها ، وعدد المهام المكتملة في أسفل كل منها ، وإحصائيات لجميع المهام المكتملة في الأعلى.
- حدد النقاط الثلاث الموجودة على يمين المهمة لاتخاذ إجراءات إضافية. تشمل الإجراءات السريعة “وضع علامة مكتمل” و “حذف”. لاحظ أنه يمكنك أيضًا وضع علامة على مهمة مكتملة باستخدام علامة الاختيار الموجودة على اليسار.
- إذا اخترت “تفويض” ، فسترى نافذة رسالة جديدة مفتوحة باستخدام خدمة البريد الإلكتروني الافتراضية التي تحتوي على تفاصيل المهمة ، وتكون جاهزة للإنهاء والإرسال.
- إذا حددت “وضع التركيز” ، فستتم مطالبتك بإدخال وقت للتركيز على هذه المهمة المحددة. عندما يحين الوقت ، يمكنك وضع علامة على المهمة مكتملة ، أو إعادة تعيين المؤقت ، أو استخدام “X” في أعلى اليسار للخروج والعودة إلى المصفوفة.
- لمزيد من المعلومات ، حدد رمز الترس في الزاوية اليمنى العليا. يمكنك بعد ذلك تغيير الخلفية وتعيين وقت وضع التركيز الافتراضي وتلقي الإخطارات وتغيير اللغة.
استخدم مهمة عبر الإنترنت ومدير المشروع
تعد أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت التي تم تصميمها في تخطيط Kanban رائعة أيضًا لمصفوفة أيزنهاور. يعطونك الصورة المرئية التي تحتاجها لأرباعك ومهامك. يمكنك استخدام تطبيقات مثل Trello أو Asana أو Monday أو MeisterTask. للحصول على مثال حول كيفية إعداد المصفوفة الخاصة بك باستخدام إحدى هذه الأدوات ، فإننا نستخدم Trello.
- قم بإنشاء لوحة لمصفوفة أيزنهاور الخاصة بك وأضف قائمة لكل رباعي بدءًا من عاجل ، مهم على اليسار وينتهي بغير عاجل ، وليس مهمًا على اليمين. اختياريًا ، يمكنك تضمين قائمة في أقصى اليمين للمهام المكتملة.
- أدخل بطاقة لكل مهمة ضمن القائمة المقابلة (رباعي). حدد “إضافة بطاقة” وأدخل اسم المهمة.
- يمكنك ترتيب المهام داخل الربع بالترتيب الذي تريده. اسحب البطاقة لأعلى أو لأسفل لوضعها في الموضع الذي تريده. بدلاً من ذلك ، حدد النقاط الثلاث في أعلى يمين القائمة واختر “فرز حسب” لترتيب البطاقات حسب تاريخ الإنشاء أو أبجديًا.
- اختياريًا ، افتح بطاقة لإضافة المزيد من التفاصيل إلى المهمة. يمكنك تضمين وصف أو إضافة تسميات أو إدخال تعليقات أو إدراج قائمة تحقق.
- إذا كنت بحاجة إلى نقل مهمة من ربع إلى آخر ، فما عليك سوى سحب البطاقة من قائمتها الحالية إلى القائمة الجديدة.
- أثناء إكمال المهام في قوائمك ، يمكنك فتح البطاقات وتحديد الأرشفة لنقلها إلى العناصر المؤرشفة. إذا قمت بتضمين قائمة تم كما هو مذكور أعلاه ، فما عليك سوى سحب بطاقة إليها عند إكمال المهمة.
نصيحة: هناك عدة طرق أخرى لاستخدام Trello لإدارة المشاريع.
استخدم نموذجًا لبرنامج Microsoft Word أو محرر مستندات Google
أداة جيدة أخرى لـ Eisenhower Matrix هي قالب به الأرباع معدة وجاهزة للعمل. إذا كنت تستخدم Microsoft Word أو Google Docs ، فيمكنك استخدام هذا القالب المجاني من Smartsheet.
- عند فتح هذا القالب في أي من التطبيقين ، سترى الأرباع ذات الترميز اللوني “هل” و “قرر” و “تفويض” و “حذف” ، مع موجه غرض قصير بجوار كل منها.
- ما عليك سوى إدخال المهام في الأرباع بالترتيب الذي تريد إدراجها فيه. لجعل القوائم مرتبة ونظيفة ، يمكنك أيضًا إدراج نقاط أو إنشاء قوائم مرقمة إذا كنت ترغب في ذلك.
- عند إكمال مهمة ما ، يمكنك استخدام تنسيق نص يتوسطه خط لتمييزها أو إزالتها فقط من الربع.
ملحوظة: يمكنك أيضًا إنشاء قائمة مرجعية في Microsoft Word.
استخدم نموذجًا لبرنامج Excel أو Google Sheets
إذا كنت تفضل نموذجًا لبرنامج Microsoft Excel أو Google Sheets ، فإن Vertex42 تقدم قالب Eisenhower Matrix المجاني هذا.
- ابدأ بإضافة اسمك أو شعارك في الجزء العلوي الأيسر ، ثم أدخل الموضوع أو العنوان أو الهدف في المربع أدناه.
- أضف المهام إلى كل رباعي على الأسطر المتوفرة.
- إذا كنت بحاجة إلى نقل مهمة من ربع إلى آخر ، فحدد الخلية واسحبها إلى الربع الذي تريده.
- من الميزات المفيدة لهذا القالب أنه يتضمن أيضًا مربعات اختيار لتمييز المهام المكتملة بسهولة.
جرب هذا: قوالب إكسل مجانية لإدارة ميزانيتك.
أسئلة مكررة
هل يجب تحديد عدد المهام في المصفوفة؟
ليس من الجيد أبدًا أن تفرط في تحميل قائمة مهامك ، لذا حاول ألا تضيف الكثير من المهام إلى الأرباع في Eisenhower Matrix لتجنب الإرهاق.
كقاعدة عامة ، لا تحتفظ بأكثر من ست إلى ثماني مهام غير مكتملة في كل ربع في وقت واحد. إذا قررت استخدام أداة Eisenhower Matrix عبر الإنترنت الموضحة هنا ، فيمكنك اختيار تلقي إشعار عند إضافة أكثر من ثماني مهام إلى الربع.
ما هو تخطيط كانبان المذكور أعلاه؟
يتم استخدام التخطيط المرئي في طريقة Kanban لإدارة المشاريع الرشيقة ، والتي تستخدم اللوحات والقوائم (أو الفئات) والبطاقات. باستخدام هذا النظام ، يمكنك نقل البطاقات من قائمة إلى أخرى أثناء تقدمك في المشروع حتى يكتمل.
تتيح لك هذه التقنية وفريقك تصور مراحل المشروع ومشاهدتها أثناء تحرك المهام خلال كل مرحلة.
ما هي الطريقة الجيدة للتركيز على إنجاز المهام؟
رصيد الصورة: Pixabay. جميع لقطات الشاشة بواسطة Sandy Writtenhouse.
اشترك في نشرتنا الإخبارية!
تم تسليم أحدث دروسنا مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك
[ad_2]
